Zu beschäftigt Brände zu löschen? Hier sind 7 Tipps wie Sie besser darin werden.

Der durchschnittliche Produktmanager verbringt 51% seiner Zeit damit ungeplante „Brandbekämpfung“ zu betreiben.

(*aus der Product Focus Produktmanagement-Umfrage 2018)

Egal, ob man es Brandbekämpfung, kontrollierte Panik oder Troubleshooting nennt – es nimmt die Hälfte der Arbeitszeit ein!

Es frustet, ist eine Verschwendung von Zeit und steht strategischer Arbeit im Weg.

Lassen Sie uns annehmen, dass es auf Sie zutrifft. Haben Sie schon darüber nachgedacht, wie Sie richtig gut darin sein können?

Nein?

OK, dann werfen wir einen Blick auf unsere 7 Tipps:

1. Unterbrechen Sie sich nicht ständig selbst

Als Produktmanager kann sich das Leben wie eine ständige Abfolge von Unterbrechungen anfühlen. Manchmal passiert soviel, dass es sich anfühlt wie „aus einem Feuerwehrschlauch zu trinken“. Das Problem ist, sich zu entscheiden, welche Teile der Arbeit am relevantesten sind.

Haben Sie schonmal Ihre Arbeit für etwas unterbrochen, weil es nur ein paar Minuten dauern sollte aber am Ende eine Stunde Ihrer Zeit verschlungen hat?

Der Trick liegt darin, die Zeit für das Denken von der Zeit des Machens zu trennen. Wer ständig mit Anfragen und Prioritäten jongliert wird Schwierigkeiten haben, sich zu konzentrieren. Also stellen Sie Ihre Mailbox an, ignorieren Sie E-Mails für eine Stunde, buchen Sie eine Stunde mit sich selbst im Kalender und gehen die wichtigen Dinge an, die sonst liegenbleiben.

2. Vorbeugung ist besser als Heilung

Wir sind der Meinung, dass die Rolle des Produktmanagements weniger Zeit mit Brandbekämpfung verbringen muss. Weniger Zeit in der Defensive und reaktiv, und mehr Zeit in der Offensive, vorbeugend, proaktiv und die Richtung anzeigend.

Viele Menschen denken, dass der Job nun mal so ist wie es ist. Als Kümmerer für Probleme die andere nicht lösen können oder wollen. In der Funktion des Unterstützers und Auffangbeckens für alles das entfernt mit dem Produkt zu tun hat.

Wir sind anderer Meinung.

Wir können uns dennoch in diese Menschen hineinversetzen. Produktmanager übernehmen Verantwortung für den Erfolg ihres Produktes, und so nehmen sie sich den Dinge an, damit sie erledigt werden.

Die Lösung ist, an strategischen Aktivitäten zu arbeiten – üblicherweise beugen sie späteren Problemen vor.

Können Sie sich den Dingen annehmen, die den Teufelskreis unterbrechen und sich davor schützen, dass Brände überhaupt erst entstehen? Das kann eine bessere Schulung für den Vertrieb sein, damit dieser die nötigen Informationen kennt und dafür nicht mehr auf Sie zurückgreifen muss. Es kann der FAQ sein, der im Intranet bei typischen Fragen zum Produkt, zum Markt oder zur Roadmap zur Verfügung steht. Suchen Sie nach Wegen zur Vorbeugung!

3. Andere Personen im Unternehmen in die Pflicht nehmen 

Manche Kollegen denken, dass ein Lösung eines Problem das das Produkt betrifft (also fast jedes) in der Verantwortlichkeit des Produktmanagers liegt. Also wird es beim Produktmanager abgeladen. Sie sollten nicht annehmen, dass es deswegen automatisch ihr Job ist, sich der Sache anzunehmen

Fragen Sie sich, ob jemand anders nicht einfach nur den schwarzen Peter weiterschiebt. Warum sollte es nicht deren Aufgabe sein, das Problem zu lösen?

Als Produktmanager führen Sie viele Veränderungen im Unternehmen herbei, z.B. der Launch eines neuen Produktes oder die Einführung eines neuen Prozesses, daher ist es ein wichtiger Teil des Jobs Personen zu finden, die für diese Dinge dauerhaft zuständig sind. Zum Beispiel sollte ein neu eingeführter Prozess zur Abrechnung von Software-Abonnements sollte nicht in der Zuständigkeit des Produktmanagers liegenbleiben, sondern in der Auftragsabwicklung oder in der Buchhaltung. Eine regelmäßige Zusammenstellung von speziellen Produktkennzahlen kann durch das Marketing-Controlling durchgeführt werden anstatt es nach der Einführung beim Produktmanager zu belassen.

Als ich im Produktmanagement anfing, fand ich es ebenfalls toll derjenige zu sein, der Probleme lösen und Anfragen beantworten konnte. Es gibt einem das Gefühl gebraucht zu werden, der Retter in der Not zu sein. Und unterbewusst dachte ich , dass beschäftigt zu sein bedeuten musste dass ich wichtig war. Aber diese Art der Beschäftigung ist ein echter Zeitfresser. Ich erinnere mich an den Moment, als mir mein Chef zur Seite nahm und sagte: „Manchmal musst Du aufhören den Helden zu spielen und andere in die Pflicht nehmen.“

4. Die Wurzel des Problems identifizieren

Wenn Sie Brände bekämpfen bedeutet es im Endeffekt nur die „Risse“ einer ineffizienten Organisation „überzustreichen“. Es ist also lohnenswert darüber nachzudenken, wo die Wurzel des Problems liegen kann.

Viele der Probleme die auf uns einprasseln sind Probleme mit Abläufen. Ich stellte häufig fest, dass es Probleme an den Schnittpunkten verschiedener Abteilungen gab. Als Produktmanager gelangen Sie immer wieder in die Situation, verschiedene Teile der Organisation zur Zusammenarbeit bewegen zu müssen.

Bei Abläufen in denen Menschen ein Teil der Kette sind, kann das nachstehende Werkzeug (das Fischgräten- oder Ishikawa-Diagramm) helfen.

Lassen Sie uns ein Beispiel durchspielen (von links nach rechts):

Sie erhalten viele Kundensupport-Tickets für ein Produkt, das sich mitten im Lebenszyklus befindet.

Das Ergebnis ist, dass zeit-intensive Kundenprobleme an Sie eskaliert werden. Sie sollten sich fragen, ob die Abläufe im Unternehmen so korrekt sind – sollten die Tickets an jemand anderen gehen oder durch die Support-Abteilung aufgefangen werden? Ist es die Ansicht des Managements, dass es Teil Ihres Jobs ist und/oder sind sie sich im Klaren über die damit verbundene Arbeitslast? Hat das Support-Team das Leistungsvermögen die Anfragen selbst zu beantworten?

Wenn das Support-Team nicht dazu in der Lage ist, liegt es vielleicht an den Ressourcen, der falschen Einstellung oder Kompetenzmängeln. Wenn es an Kompetenzmängeln liegt, sind fehlende Fähigkeiten, fehlendes Wissen oder fehlende Erfahrung die Ursache.

Ich hoffe, es ist deutlich, wie das Diagramm dabei hilft, Probleme zu identifizieren und zu adressieren, und die hauptsächlichen Ursachen eines Problems ausfindig zu machen. Denken Sie auch daran, dass es mehrere Ursachen für ein Problem geben kann.

Diese Art der Analyse hilft Ihnen und den Vorgesetzten eine dauerhaftere Lösung für ein Problem zu implementieren.

5. Projektmanagement-Fähigkeiten erlernen und einsetzen

Viele der Themen die wir bearbeiten müssen haben mit der Unterstützung und Zusammenarbeit mit anderen zu tun. Projektmanagement-Skills sind hierbei von Vorteil.

Wir haben vor kurzem einen Kurs namens „Projektmanagement für Produktmanager“ veranstaltet. Uns fiel vor allem auf, dass die Hälfte der Teilnehmer nach Prince2 geschult waren, aber alle Zertifikate bereits abgelaufen waren. Es ist zwar kein Prince2-Schulung notwendig, aber besuchen Sie ruhig einen Kurs, lesen Sie etwas zu dem Thema oder schauen Sie sich etwas von den (erfolgreichen) Projektmanagern in Ihrem Unternehmen ab.

6. Lernen Sie NEIN zu sagen.

An diesen Punkt des Blogs ist es wahrscheinlich bereits offensichtlich, aber wir beobachten zu häufig, dass sich Produktmanager Themen annehmen, die sie eher nicht annehmen sollten. Wir müssen lernen diplomatisch „nein“ zu sagen.

Ein gut begründetes „Nein“ verschafft Ihnen ein besseres Ansehen bei Kollegen als ständige Überlastung und unzureichende Zeit für die wichtigen Dinge.

Ich habe das alles ja selbst genossen: beschäftigt zu sein, den Adrenalinrausch von abgearbeiteten Anfragen, und die Wichtigkeit die ich mir selbst unterstellte. Aber je mehr ich in meine Rolle wuchs, desto mehr lernte ich ruhig, selbstbewusst und konzentrierter die Dinge zu tun die wirklich wichtig waren und „Nein“ zu sagen, wenn mir mein Bauch sagte, dass das die richtige Antwort ist.

7. Neue Gewohnheiten für die Brandbekämpfung entwickeln

Im Tagesgeschehen passiert es schnell, dass man durch eine dringende E-Mail oder eine interessante Anfrage abgelenkt wird. Es ist immer einfach neue Dinge zu finden, die einem dabei helfen seine Arbeit aufzuschieben und zu prokrastinieren. Daher müssen Sie bei ihren Gewohnheiten ansetzen.

a) Wenn eine neue Anfrage auf ihrem Tisch landet, überlegen Sie erstmal „Bin ich die richtige Person dafür?“, „Ist jetzt der richtige Zeitpunkt, dies zu erledigen?“ und „Habe ich genug Informationen um dies schnell zu lösen?“. Wenn nicht, geben Sie es weiter, setzen sich eine Erinnerung für später oder suchen Sie nach weiteren Informationen oder Personen mit dem richtigen Wissen.

b) Erstellen Sie eine To-Do-Liste der Dinge, die Sie am folgenden Tag erledigen wollen – all die Dinge, die für die Erreichung Ihrer wichtigsten Ziele notwendig sind. Blocken Sie sich Zeit im Terminkalender um diese Dinge zu erledigen und lassen sich nicht ablenken. Nutzen Sie die Momente wenn Sie nach einer Pause an Ihren Schreibtisch zurückkehren um die Liste durchzugehen und zu überlegen ob das, was Sie als nächstes tun wollen wirklich die beste Option ist.

c) Feiern Sie Ihre Erfolge. Wenn Sie ein Problem lösen, eine Anfrage beantworten oder eine Krise bewältigt haben, stellen Sie sicher, dass erkannt wird, wer dazu beigetragen hat und danken Sie anderen die Ihnen geholfen haben. Aber sprechen Sie auch darüber, wie gemeinsam dafür gesorgt werden kann, dass dieses Problem oder ähnliche Probleme nicht wieder auftreten können.

Wir hoffen, dass Ihnen diese Tipps helfen. Wenn Sie weitere Tipps haben, lassen Sie uns diese wissen!

Ian Lunn
Director, Product Focus